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Ein Jahr im non-territorialen Büro im GENO-Haus

neues Raumkonzept beim BWGV
Gunter Endres

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Anfang Oktober 2017 war der BWGV-Bereich Beratung Genossenschaftsbanken von Karlsruhe nach Stuttgart umgezogen und hat zusammen mit dem Bereich Bankbetriebswirtschaft/Bankaufsichtsrecht neue Räume im 1.OG des GENO-Hauses bezogen. Viele Mitglieder, Kunden und Geschäftspartner haben uns inzwischen im 1.OG besucht. Wenn Sie als Besucher ins erste Obergeschoss kommen, wird Ihnen als erstes auffallen, dass alle rund 90 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (in Folge „Mitarbeiter“ genannt) sowie die Führungskräfte der beiden Bereiche in einer offenen Bürowelt auf 1.200 Quadratmetern arbeiten. In Karlsruhe dagegen waren wir in kleinzelligen Büros auf drei Stockwerke verteilt.

Kommunikatives und agiles Raumkonzept

Wir haben die Standortverlagerung als Chance genutzt, ein kommunikatives und agiles Raumkonzept zu entwickeln, das unsere neue Arbeitskultur optimal unterstützt. Den klassischen Arbeitsplatz gibt es nicht mehr. Stattdessen hat der Mitarbeiter die Möglichkeit, in unterschiedlichen Arbeitsumgebungen zu arbeiten. Für spezielle Aufgaben wurden Rückzugsbereiche auf der Großraumfläche geschaffen. Wir möchten, dass sich jeder Mitarbeiter Gedanken macht, wie und wo er seine Tagesaufgaben optimal und produktiv erledigen will. Er kann zum Beispiel in seiner Homebase innerhalb seines Teams arbeiten. Für konzentriertes und ungestörtes Arbeiten an einem spezifischen Thema kann er die Quiet Area nutzen. Zu kleinen Besprechungen oder längeren Telefonaten setzt er sich in einen der frei verfügbaren Think Tanks oder eine der Lounges. Für Projektbesprechungen bucht er einen Projektraum. Steht der Austausch mit Kollegen zu Kundenprojekten im Vordergrund, wird er sich vermutlich in den Business Garden setzen, einem besonders kommunikativen Bereich mit vielen Pflanzen. Je nach Tagesaufgaben bewegt sich der Mitarbeiter also selbstbestimmt durch die Bürowelt, er hat keinen festen Arbeitsplatz im Büro.

Luft und Lautstärke sind auch bei unserem offenen Bürokonzept von Anfang an ein Thema gewesen. Durch akustische Dämmung, einfache Spielregeln und dem Angebot an Rückzugsräumen lässt sich das Lautstärkenthema gut in den Griff bekommen. Die Raumklimatisierung in einem Großraumbüro ist dagegen deutlich schwieriger zu lösen. Es ist uns bisher noch nicht gelungen, bei der Klimatisierung einen Wohlbefinden- Standard bei allen Mitarbeitern zu erreichen.

Raum verändert das Miteinander – kultureller Wandel

neues Raumkonzept beim BWGV
Mehr Kommunikation durch das offene Raumkonzept.

Was wenige Wochen nach dem Umzug schon sichtbar wurde, hat sich in einem Jahr gut entwickelt. Die Mitarbeiter begegnen sich zugewandter und kommunikativer. Am alten Standort war ein Austausch über Stockwerke und Abteilungen hinweg, durch Sekretariate abgegrenzt, recht mühsam. Die Mitarbeiter des Bereichs kannten sich kaum. Durch das neue Bürokonzept, verbunden mit der Transparenz im Raum, entsteht viel mehr Bewegung, schneller Austausch und viel Vernetzung.

Wozu führt das? Wir sind in der Produktentwicklung deutlich schneller geworden, die Mitarbeiter sind vernetzt und stimmen sich schneller ab. Wir haben den Kunden stärker im Blick. Ein abteilungsübergreifender Austausch zu den Belangen des Kunden gelingt viel besser. Es ist viel mehr Eigeninitiative und Selbstverantwortung erlebbar. Mitarbeiter ergreifen früher die Initiative und setzen ihre Erfahrungen und Ideen gemeinsam mit anderen um. Es braucht nicht erst eine Führungsanweisung. In der Vergangenheit war unsere Organisation von fachlichen Hoheitsgebieten und Silos geprägt, mit einer kleinteiligen Aufgabenzuordnung. Das bricht mehr und mehr auf.

Anderes Verständnis von Führung

Das Selbstverständnis von Führung hat sich verändert. Es gibt keine „Chefbüros“ mehr und es gibt in einem non-territorialen Büro auch keinen physisch definierten Führungsbereich. Deshalb bauen wir in der Führung auf unsere Vorbildfunktion und wir fördern die Eigeninitiative und - verantwortung unserer Mitarbeiter. Vertrauen spielt dabei eine große Rolle. Da wir inzwischen im gesamten Bereich mit agilen Methoden arbeiten, sind unsere aktuellen Lernfelder: Wie führen wir selbstorganisierte und virtuelle Teams?

Der Verzicht der Führungskräfte auf Einzelbüros hat sich als richtig erwiesen. Die Führungskräfte sind im neuen Bürokonzept präsenter und für die Mitarbeiter erlebbarer. Die Kommunikation läuft um ein Vielfaches schneller. Das erleben wir auch in unserer Führungs-Homebase. Der Informationsaustausch zwischen uns läuft direkt, ist offener und teamorientierter geworden. Wir schreiben weit weniger interne E-Mails.

Betriebswirtschaftliche Effekte des neuen Raumkonzepts

Ziel des Konzepts war es, zum einen ein Arbeitsumfeld zu schaffen, das unseren neuen Weg unterstützt und attraktiv für die Mitarbeiter ist, auch im Kampf um Talente am Arbeitsmarkt. Zum anderen soll das Konzept eine betriebswirtschaftlich kostengünstige und nachhaltige Flächenbewirtschaftung ermöglichen. Wir haben eine Deskshare-Quote von 70 Prozent, das heißt, es gibt weniger Schreibtische als Mitarbeiter. Die Erfahrung aus dem ersten Jahr zeigt, dass die 70 Prozent großzügig bemessen sind. Zusammen mit den klassischen Flächeneffekten eines Großraums konnten wir so die Bürofläche von 2.100 auf 1.200 Quadratmeter verringern. Zudem liegen die nachhaltigen Veränderungskosten bei einem non-territorialen Büro deutlich niedriger. Fluktuation oder Umorganisation führen zu keinem Anpassungsaufwand der Büroräume. Neue Mitarbeiter erhalten zum Start ein Laptop und ein Smartphone. Damit können sie sich mobil im Raum bewegen. Darüber hinaus braucht es keine weitere räumliche Veränderung. Wir begrüßen die Neuen mit der Bitte:

„Suchen sie sich einen Platz, an dem sie heute gerne arbeiten möchten.“

Durch zwei moderne Druckerstationen konnten wir den gesamten Papierbearbeitungsprozess dort konzentrieren. In Karlsruhe hatten wir zum Vergleich 50 dezentrale Drucker in verschiedensten Ausführungen. Mit dem Umzug in die neue Bürowelt haben wir gleichzeitig unsere Arbeitsabläufe digitalisiert, so dass wir inzwischen weitgehend papierlos arbeiten. Die Kosteneinspareffekte durch die veränderte Papierbearbeitung liegen knapp im sechsstelligen Bereich.

Alle Arbeitsplätze sind an einem Standard ausgerichtet, so dass die Verwaltung und Ersatzanschaffungen wenig Aufwand erfordert. Von der Festnetztelefonie haben wir uns konsequent getrennt und damit die teilweise Doppelausstattung Festnetz und mobil vermieden. Die Assistenzaufgaben im Bereich und auch die Materialbewirtschaftung wurden zentralisiert.

Zwischenfazit

Das erste Jahr bestätigt unseren Weg. Das Konzept ließ sich weitestgehend umsetzen, die geplanten Kosteneffekte von rund 500.000 Euro per anno lassen sich durch die moderne und nachhaltige Flächenbewirtschaftung in der Praxis heben. Und wir erleben, dass Mitarbeiter, die die Wahl haben, wie und wo sie arbeiten, engagierter und zufriedener sind.

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