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SEPA: Das ist zu tun

SEPA
BWGV

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... für Privatpersonen: 

  • Grundsätzlich bleibt alles beim Alten. Die Banksysteme sind bereits SEPA-fähig.
  • Die Kontonummer wird zur IBAN und die Bankleitzahl zur BIC. Diese Angaben finden sich auf jedem Kontoauszug und auf der Rückseite der VR-Bankcard.
  • Die Bank hält neue Überweisungsformulare für SEPA bereit, die Kunden ab sofort verwenden können.
  • Viele Firmen geben heute bereits IBAN und BIC auf den Rechnungen an, sodass Kunden bereits unter SEPA-Standards überweisen können.
  • Bestehende Daueraufträge können von der Bank auf SEPA umgestellt werden. Kunden müssen nicht aktiv werden.
  • Erteilte Einzugsermächtigungen sind weiterhin gültig. Kunden müssen ihre IBAN und BIC nicht mitteilen.
  • Der Zahlungsempfänger von Lastschriften teilt den Kunden den Umstellungstermin auf SEPA und alle wichtigen Daten schriftlich mit.

... für Firmen:

  • Innerhalb der Firma sollte es einen oder mehrere Verantwortliche für die Umstellung des Zahlungsverkehrs geben.
  • IBAN und BIC müssen auf Briefbögen und Rechnungen gedruckt werden. Außerdem müssen die Bankdaten auf der Homepage aktualisiert werden.
  • Prüfung der Unternehmenssoftware, ob sie bereits für die Umstellung auf SEPA geeignet ist. Die betrieblichen Prozesse, die Allgemeinen Geschäftsbedingungen sowie die Liefer- und Zahlbedingungen müssen unter Umständen angepasst werden.
  • Abfrage von IBAN und BIC bei Zahlungsempfängern und Einpflegen dieser Daten in die Stammdaten. Eine Umrechnungssoftware für Kontonummern und BLZ in IBAN und BIC gibt es bei den Volksbanken und Raiffeisenbanken.
  • Wer Beträge per Lastschrift einzieht, muss bei der Deutschen Bundesbank eine Gläubiger-Identifikationsnummer beantragen und seiner Bank mitteilen.
  • Prüfung, ob von allen Kunden eine gültige, unterschriebene Einzugsermächtigung vorliegt. Wenn ja, kann diese Einzugsermächtigung in ein SEPA-Basislastschrift-Mandat umgewandelt werden. Hierzu muss dem Kunden schriftlich mitgeteilt werden, wann das Unternehmen auf das SEPA-Basislastschriftverfahren umstellt. Ferner sind die Angabe der Gläubiger-ID, der Mandatsreferenznummer (z.B. Kundennummer), des Betrags und des Belastungstags erforderlich. Diese Daten sind auch für die detaillierte Vorankündigung der Abbuchung notwendig.
  • Wer mit seinen Kunden das Abbuchungsverfahren vereinbart hat, muss zwingend neue Mandate wahlweise für eines der beiden SEPA-Lastschriftverfahren einholen. Näheres bei den Volksbanken und Raiffeisenbanken.
  • Die Einreichung der Lastschriften bei der Bank muss rechtzeitig vor dem Abbuchungstag erfolgen. Diese Fristen sollten mit der Bank abgestimmt sein.
  • Die Mandate müssen textlich neu gestaltet werden und müssen künftig sorgfältig aufbewahrt werden.

... für Vereine:

  • Benennung eines SEPA-Verantwortlichen, der sich intensiv mit dem Thema beschäftigt.
  • Aktualisieren der Briefbögen, Vereinsflyer und der Homepage mit IBAN und BIC.
  • Künftig dürfen Lastschriften für den Beitragseinzug nur noch elektronisch bei der Bank eingereicht werden. Prüfung, ob Vereinssoftware bereits für den Zahlungsverkehr mit SEPA geeignet ist.
  • Wenn der Verein Rechnungen bezahlt (z.B. für Hallenmiete, Trainer, Dirigenten usw.), müssen bei den Zahlungsempfängern IBAN und BIC abgefragt und in die entsprechende Software eingepflegt werden.
  • Wer Beträge per Lastschrift einzieht, muss bei der Deutschen Bundesbank eine Gläubiger-Identifikationsnummer beantragen und seiner Bank mitteilen.
  • Festlegen eines Datums, an dem künftig die Mitgliedsbeiträge eingezogen werden.
  • Prüfung, ob von allen Vereinsmitgliedern eine gültige, unterschriebene Einzugsermächtigung vorliegt. Wenn ja, können diese Einzugsermächtigungen in SEPA-Mandate umgewandelt werden.
  • Hierzu muss den Vereinsmitgliedern am besten schriftlich mitgeteilt werden, wann der Verein auf das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren umstellt. Ferner sind die Angabe der Gläubiger-ID, der Mandatsreferenznummer (z.B. Mitgliedsnummer), des Betrags und des Belastungstags erforderlich. Diese Daten sind auch für die detaillierte Vorankündigung der Abbuchung notwendig.
  • Die Einreichung der Lastschriften bei der Bank muss rechtzeitig vor dem Abbuchungstag (in der Regel sechs Tage vorher) erfolgen.
  • Die Mandate müssen sorgfältig aufbewahrt werden und brauchen nicht bei der Bank eingereicht werden.

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