Schnelle und verlässliche Informationen (nicht nur) in der Krise: Mitgliederkommunikation via Online-Portal

In einer akuten und dynamischen Krisensituation spielen die Verfügbarkeit von Informationen und der kompetente Umgang damit eine kritische Rolle. Besonders in solchen Situationen veralten Informationen schnell, es gibt eine Flut an Informationen aus einer Vielzahl mehr oder weniger verlässlicher Quellen – und wer über geprüfte und verlässliche Informationen verfügt, hat einen Handlungsvorteil. Gerade dann zeigen sich die Vorteile digitaler Portale, die für bestimmte Zielgruppen geprüfte und ausgewählte Inhalte in gebündelter Form zur Verfügung stellen. Besonders deutlich wurde dies während der Corona-Krise am Mitgliederportal des BWGV (www.bwgv-mitgliederportal.de, Bankmitarbeiter am Bankarbeitsplatz http://intern.bwgv-mitgliederportal.de).

Digitale Portale ermöglichen eine schnelle Informationsweitergabe

Unmittelbar nach Beginn des „Lockdown“, der Einschränkung des öffentlichen Lebens per Rechtsverordnung, hat ein bereichsübergreifendes Team unter Federführung der Stabsstelle Kommunikation zwei Corona-Infoseiten im BWGV-Mitgliederportal geschaffen – eine für die Benutzergruppe der Waren- und Dienstleistungsgenossenschaften, eine für die Benutzergruppe der Genossenschaftsbanken. Dort werden seitdem alle relevanten Informationen und Materialien einschließlich FAQ-Listen rund um die Bewältigung der Krise gebündelt. Die Informationen stehen den Mitgliedern nach Veröffentlichung sofort zur Verfügung. Dasselbe gilt generell für Mitglieder-Informationen (Rundschreiben) und weitere aktuelle Nachrichten, die laufend im Mitgliederportal veröffentlicht werden.

Zur Schnelligkeit trägt auch die dezentrale Organisation der Pflege des Mitgliederportals bei. Dies betrifft zum einen die Absenderseite: Die Bereiche und Abteilungen des BWGV stellen die von ihnen verantworteten Inhalte selbst ein und pflegen sie eigenverantwortlich. Dezentral ist auch die Benutzerverwaltung auf der Mitgliederseite: Jedes Mitglied erhält nach der Registrierung einen Administratorzugang. Der Administrator kann dann selbst ganz nach Bedarf weitere Benutzer innerhalb seiner Genossenschaft anlegen und verwalten, ohne dabei den BWGV kontaktieren zu müssen.

Digitale Portale erleichtern zielgruppenspezifische Kommunikation

Die beiden Corona-Seiten enthalten ausschließlich Informationen, die der jeweiligen Zielgruppe beim Umgang mit der Krise helfen. Jede einzelne wird von fachlich versierten Mitarbeitern des Verbands, die die Anliegen und Randbedingungen der jeweiligen Mitgliedergruppe kennen, ausgewählt und gegebenenfalls gemäß den Anforderungen der Zielgruppe aufbereitet.

Generell tritt das BWGV-Mitgliederportal gegenüber dem heterogenen Kreis der Mitglieder in zwei verschiedenen Ausgaben in Erscheinung: einer für Waren- und Dienstleistungsgenossenschaften und einer für Genossenschaftsbanken. Die einzelnen Seiten und Inhaltselemente werden über Einstellungen im Content-Management-System für eine Benutzergruppe oder aber für beide sichtbar gemacht. Daneben ermöglicht ein Rollenkonzept, einzelne Inhalte nur bestimmten Benutzern zugänglich zu machen, etwa kostenpflichtige Auswertungen oder Informationen aus Gremien (Vorstände beziehungsweise Geschäftsführer).

Da die Informationsfülle speziell für die Volksbanken und Raiffeisenbanken sehr groß ist, können Benutzer aus dieser Gruppe aktuelle Inhalte zudem nach Zielgruppen filtern, beispielsweise Markt/Vertrieb, Marktfolgebereich, Rechnungswesen oder Vorstand.

Um Benutzer auf neue Inhalte hinzuweisen, wird wöchentlich ein Newsletter mit verschiedenen Ausgaben (Bank, Ware, Bank-Aufsichtsrat) aus dem Portal generiert, der an alle Abonnenten verschickt wird. Jeder Benutzer kann den Newsletter abonnieren.

Digitale Portale sind flexibel

An der kurzfristigen Erstellung der beiden Corona-Seiten zeigt sich eine weitere große Stärke des digitalen Mitgliederportals: Auf neue Anforderungen kann flexibel reagiert werden. So lassen sich etwa neue Seiten, Unterseiten und Inhaltselemente kurzfristig anlegen und je nach Bedarf miteinander kombinieren. Querverweise zwischen Inhalten können jederzeit eingefügt werden. Bestimmte Querverweise werden automatisch generiert – so sind beispielsweise per einfachem Klick alle Artikel mit derselben Zielgruppe, desselben Autors oder desselben BWGV-Bereichs aufrufbar. Bereits veröffentlichte Informationen lassen sich jederzeit aktualisieren oder ergänzen.

Digitale Portale erlauben Responsivität

Rückmeldungen der Benutzer können deutlich leichter einfließen als bei einer Kommunikation über E-Mail-Verteiler oder den Postweg. Möglich wird dies durch die responsive Gestaltung des Portals: Fragen oder Anmerkungen zu aktuellen Meldungen können über ein Kommentar-Formular direkt unter dem jeweiligen Eintrag hinterlassen werden. Alternativ können Benutzer den jeweiligen Ansprechpartner direkt aus dem Portal heraus anmailen.

Digitale Portale machen Informationen überall und zu jeder Zeit verfügbar

Anders als auf papierhafte Informationen kann auf die Inhalte des Mitgliederportals von überall zugegriffen werden. Eine mobile Ausgabe erlaubt eine komfortable Nutzung auch mit Smartphone und Tablet – in einer zunehmend mobilen Arbeitswelt immer wichtiger.