Veränderungen im Unternehmen können beispielsweise durch das Management, die Mitarbeiter, den Gesetzgeber, die Wettbewerber, die Lieferanten oder durch die wichtigsten Stakeholder, sprich: die Kunden, angestoßen werden. Hier entstehen Bedürfnisse und Anforderungen, die, sofern sie berücksichtigt werden bzw. berücksichtigt werden müssen, Auswirkungen auf die Geschäftsprozesse und/oder die Organisation haben. Um Lösungen finden und implementieren zu können, die den Vorstellungen der Stakeholder tatsächlich gerecht werden und damit zu einem entsprechenden Mehrwert führen, bietet sich die Business Analyse an. Im Wesentlichen geht es dabei um fünf konkrete Schritte.
Unternehmen verstehen
Der Business Analyst muss das Unternehmen kennen(lernen), außerdem sind entsprechende Branchenkenntnisse hilfreich. Er muss wissen, welche grundlegenden Trends und Herausforderungen auf der Agenda stehen. Darüber hinaus ist insbesondere auch der Blick für die internen Strukturen und Abläufe zu berücksichtigen: Wie ist das Unternehmen organisatorisch aufgebaut? Welche Abteilungen gibt es? Welche Tätigkeiten werden ausgeführt? Wer sind die Kunden? Bei alledem ist das Wissen um die richtigen Ansprechpartner im Unternehmen unabdingbar und es sollte frühzeitig antizipiert werden, wer für welches Thema die relevanten Stakeholder sind.
Potenziale erkennen
Im zweiten Schritt geht es darum, Potenziale im Unternehmen zu erkennen. Ausgangspunkt dafür: Die Ist-Analyse vorliegender Probleme, die durch neue Bedürfnisse bzw. Unzufriedenheit von Stakeholdern – also vor allem der Kunden – zu Tage treten. Zentral ist hierbei, das Problem möglichst konkret darzustellen bzw. im Idealfall zu den tatsächlichen Ursachen der Probleme vorzudringen, um auf Grundlage dessen adäquate Lösungen erarbeiten zu können. Man unterscheidet dabei zwischen linear-kausaler und komplexer Ursachenanalyse. Während man es bei Ersterem mit einem Problem und einer oder mehreren Ursache(n) zu tun hat, liegen bei Letzterem mehrere Probleme und Ursachen vor, die sich gegenseitig beeinflussen. Hat man die Ursachen identifiziert und die Probleme priorisiert, können hieraus konkrete Ziele abgeleitet und der Soll-Zustand definiert werden. Hinsichtlich der Ziele unterscheidet man zum einen zwischen Muss- und Kann-Zielen sowie zum anderen zwischen System-(wirtschaftliche Ziele, Leistungsziele, kulturelle Ziele) und Vorgehenszielen.
Lösungen finden
Diese Erkenntnisse sind die Basis für die Bestimmung des Lösungsumfangs sowie für die Ermittlung unterschiedlicher Lösungsvarianten. Hinsichtlich des Lösungsumfangs geht es darum, klar abzugrenzen, welche Prozesse, Systeme und/oder Organisationseinheiten geändert werden müssen/dürfen, um den Soll-Zustand erreichen zu können – und, in welchem Verhältnis diese zueinander stehen. Sobald festgelegt ist, was sich innerhalb und was sich außerhalb des Lösungsumfangs befindet, sind Lösungsvarianten zu ermitteln, die die Zielerreichung ermöglichen. Grundsätzlich sollte der Ist-Zustand auch eine mögliche Lösung sein – außer ein Muss-Ziel verhindert dies. Hat man unterschiedliche Lösungen entwickelt, müssen diese bewertet werden, um sich dann für eine der Lösungen entscheiden zu können. Hilfreich sind dabei beispielsweise die Amortisationsdauer oder eine Nutzwert – in Verbindung mit einer Kosten-Nutzen-Analyse. Auch an diesem Punkt hat man die Möglichkeit, die „Stimme des Kunden“ durch entsprechende Zielgewichtung im richtigen Maße zu berücksichtigen. Darüber hinaus sind über ein Risikoportfolio oder eine Risikotabelle die finanziellen und technischen sowie die Risiken der Nichtumsetzung zu analysieren.
Anforderungen definieren
Hat man sich aufgrund der Bewertung und der Risikoanalyse für eine der ermittelten Lösungen entschieden, gilt es, die Lösung so zu gestalten, dass sie den Bedürfnissen der Stakeholder auch tatsächlich gerecht wird und Ihnen somit einen Mehrwert bietet. Dies wird über das Anforderungsmanagement gewährleistet, im Rahmen dessen Anforderungen ermittelt, priorisiert, beschrieben und umgesetzt werden. Handelte es sich ursprünglich um Kundenbedürfnisse, die dazu geführt haben, dass eine Veränderung im Unternehmen angestoßen wurde oder hat die neue Lösung unabhängig davon Folgen für die Kunden, sollte man versuchen, den Kunden hier auch einzubinden. Dies ermöglicht die passgenaue Gestaltung der umzusetzenden Lösung. Im Rahmen des Anforderungsmanagement ist es zentral, dass die Anforderungen eindeutig beschrieben und für alle Beteiligten verständlich sind.
Lösungen implementieren
Wurde die Lösung entsprechend der ermittelten Anforderungen angepasst, muss sie im letzten Schritt eingeführt werden. Hierbei sind unterschiedliche Dimensionen zu berücksichtigen – beispielsweise die Themen Kultur, Struktur und Ziele. In der Regel führt eine neue Lösung zu Veränderungen im Unternehmen, entsprechend müssen die (neuen) Verantwortlichkeiten geklärt werden und die Beteiligten müssen ihre (geänderten) Rollen verstehen und einnehmen. Bezüglich der Dimension Struktur müssen u.a. die betroffenen Prozesse angepasst und dokumentiert werden, bezüglich der Dimension Ziele muss überprüft werden, ob der Soll-Zustand mit der Einführung der Lösung tatsächlich erreicht wurde – auch hier sollte der Kunde (sofern er direkt betroffen ist) wieder einbezogen werden.
Fazit
Hat man diese fünf Schritte berücksichtigt, hat man Veränderungen herbeigeführt, die den jeweiligen Stakeholdern – also je nach Veränderung auch den Kunden – Nutzen bringen und damit zum Unternehmenserfolg beitragen. Für die einzelnen Schritte stehen im Rahmen der Business Analyse eine Vielzahl von Methoden und Werkzeuge zur Verfügung. Letztlich geht es in der strategischen Phase darum, den Entscheidungsträgern die Auswahl der adäquaten Lösung zu ermöglichen und in der operativen Phase darum, diese Lösung auch passgenau umzusetzen und die Betroffenen bei den daraus resultierenden Veränderungen zu unterstützen. Für eine erfolgreiche Business Analyse sind neben den fachlichen Kenntnissen (u.a. Projekt- und Prozessmanagement) insbesondere Soft Skills wie beispielsweise Empathie, Kommunikationsstärke, Motivationsfähigkeit und soziale Intelligenz unabdingbar.
